POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ENFOQUE: GESTIÓN DE RIESGOS, CUMPLIMIENTO Y CANAL ÉTICO
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón Social: C.I. PATH GOLD S.A.S.
NIT: 901.460.301-3
Domicilio Principal: Bucaramanga, Santander, Colombia.
Teléfonos: (+57) 313 432 7290 / 314 413 1624.
Correo Electrónico General: pathgoldci@gmail.com
Área Encargada de Datos: Oficial de Cumplimiento.
Correo para Protección de Datos: canaleticopathgold@gmail.com
2. OBJETIVO Y ALCANCE
Esta política establece los lineamientos para el tratamiento de datos personales recolectados por C.I. PATH GOLD S.A.S., con un énfasis especial en la información sensible procesada a través del Canal Ético, procesos de Debida Diligencia y el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT/PTEE).
Esta política aplica a empleados, proveedores, contratistas, clientes, socios comerciales y cualquier tercero que interactúe con la compañía o reporte situaciones irregulares.
3. TRATAMIENTO DE DATOS EN EL CANAL ÉTICO Y DE DENUNCIAS
La compañía ha habilitado canales de comunicación (sitio web y correo electrónico canaleticopathgold@gmail.com) como mecanismos confidenciales, seguros y éticos para reportar conductas contrarias a la ley y los valores corporativos. El tratamiento de datos en este contexto se rige por las siguientes reglas:
3.1. Tipos de Datos Recolectados
En el marco de las denuncias y consultas éticas, LA COMPAÑÍA podrá recolectar:
Datos de Identificación (si no es anónimo): Nombre completo, sexo, teléfono móvil y fijo, correo electrónico.
Datos de Relación: Vínculo con la empresa (Colaborador, Cliente, Proveedor, Contratista, Ex-colaborador u Otro).
Datos Sensibles y de Hechos: Descripción detallada de los hechos, fechas, personas involucradas y tipo de denuncia (ej. acoso laboral/sexual, discriminación, lavado de activos, corrupción, seguridad y salud en el trabajo) .
Evidencia: Fotografías, documentos, audios o testimonios adjuntos al reporte.
3.2. Finalidades Específicas del Canal Ético
Los datos serán tratados exclusivamente para:
Investigación y Verificación: Detectar, prevenir e investigar de forma objetiva presuntos actos de corrupción, fraude, lavado de activos o violaciones éticas.
Protección y No Represalia: Garantizar la confidencialidad y protección de los denunciantes de buena fe, evitando cualquier tipo de represalia.
Gestión Disciplinaria y Legal: Adoptar medidas preventivas y correctivas según los riesgos identificados y definir acciones conforme a los procedimientos establecidos.
Atención y Orientación: Atender consultas o dilemas éticos reportados.
Trazabilidad: Asignar un código único a cada caso para permitir su seguimiento y control.
3.3. Garantía de Anonimato
El acceso al canal es público y no requiere identificación obligatoria. LA COMPAÑÍA respeta el derecho del denunciante a no revelar su identidad, permitiendo denuncias anónimas cuando así lo prefiera. Si el usuario selecciona la opción “Anónimo”, el sistema procesará únicamente los hechos descritos sin vincular datos personales identificatorios.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES (Habeas Data)
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA COMPAÑÍA.
Solicitar prueba de la autorización otorgada (ej. aceptación de términos en el formulario web).
Confidencialidad Reforzada: En procesos de investigación ética, se garantiza la confidencialidad de la información y la protección de la identidad del denunciante.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (ej. investigaciones en curso o reportes a autoridades).
5. CANAL DE ATENCIÓN EXCLUSIVO (CUMPLIMIENTO)
Para ejercer sus derechos de Habeas Data, o para consultas relacionadas con la protección de datos personales, el titular debe dirigirse únicamente al área de Cumplimiento, encargada de la gestión de estos reportes.
Responsable: Oficial de Cumplimiento.
Correo Electrónico: cumplimiento@pathgold.co
Dirección Física para Radicación: Carrera 14 # 20 – 40, Bucaramanga.
6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
C.I. PATH GOLD S.A.S. se compromete a proteger la información reportada con altos estándares de seguridad. La información recolectada se trata con estricta confidencialidad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. La empresa garantiza una gestión objetiva, imparcial y oportuna de todas las denuncias.
7. VIGENCIA Y AUTORIZACIÓN
Esta política rige a partir de su publicación. Al hacer clic en “Haga su reporte” y aceptar los términos y condiciones (“Sí, estoy de acuerdo…”) en el formulario web, o al enviar un reporte por correo electrónico, el titular autoriza de manera libre, previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos conforme a lo aquí establecido. La empresa se compromete a brindar una respuesta inicial a los reportes en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.